○南部町公印規程
平成15年3月1日
訓令第6号
(目的)
第1条 この訓令は、公印の制定、使用、保管その他公印の管理に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(公印の範囲)
第2条 この訓令で「公印」とは、
別表に掲げるものをいう。
(公印の名称、寸法等)
第3条 公印の名称、寸法等は、
別表のとおりとする。
(公印台帳)
第4条 公印を登録し、これに関する制定、改廃の経過その他必要な事項を明らかにするため、公印台帳(
様式第1号)を備えるものとする。
(公印の使用)
第5条 公印は、公印台帳に制定の登録をした後でなければ使用しないものとする。
2 公印を使用する場合、公印を管理する者(以下「保管責任者」という。)は、押なつすべき文書を原議その他の証拠書類と照合審査し、相違ないことを確認の上、朱肉を用い、押なつしなければならない。
(制定改廃の告示)
第6条 公印中町印、役場印、町長印、町長職務代理者印、副町長印若しくは会計管理者印を制定し、又は改刻したときは、その旨、使用開始の年月日、印影の概要その他必要な事項を、廃止したときは、その旨及び廃止の年月日を告示するものとする。
(制定改廃を要する旨の通知)
第7条 公印を管理する課(室を含む。)の長は、公印制定改廃の必要を認めたときは、その旨を総務課長に通知するものとする。
(公印台帳の備付場所)
第8条
第4条に規定する公印台帳の備付場所は、総務課とする。
(保管責任者)
2 当直の事務に従事する職員(以下「当直員」という。)は、当直中保管責任者から公印(会計管理者印、出納員印及び分任出納員印を除く。)を受け取り、当直終了後これを返還するまでの間保管責任者とみなす。
(保管方法)
第10条 保管責任者は、公印を常に堅固な容器に納め、これを保管しなければならない。
2 保管責任者は、公印を当直員に引き継ぐときは、その公印を入れた容器にかぎを掛け、その合かぎを封筒に入れて封印しておかなければならない。
3 当直中の公印使用については、当直員は、公印使用簿(
様式第2号)に必要な事項を記入し、公印を使用した後は、公印を使用した職員とともに合かぎを入れて封筒に封印しておかなければならない。
4 当直員は、当直後、前条第1項に規定する保管責任者による公印使用簿の後閲を受けなければならない。
(印影の印刷)
第11条 定例的かつ定形的な文書を使用する事務の処理上必要があるときは、公印の印影又はその縮小したもの(以下「公印の印影等」という。)を印刷することにより、公印の押印に代えることができる。
2 前項の規定に基づき、公印の印影等を印刷しようとするときは、保管責任者の承認を得なければならない。
3 公印の印影等を印刷した用紙は、厳重に保管し、常にその受け払いを明確にし、不用となったときは、当該用紙を焼却し、又は裁断しなければならない。
(電子印)
第12条 電子計算機による事務処理で特に必要があると認めるときは、電子計算機に記録した公印の印影(以下「電子印」という。)を文書に打ち出すことにより公印の押印に代えることができる。
2 前項の規定により電子印を使用するときは、総務課長の承認を得なければならない。
(公印の持ち出し)
第13条 公印を本町役場以外に持ち出しを必要とする職員は、公印持出許可申請書(
様式第3号)により町長の許可を経て、保管責任者より借り受けなければならない。
2 公印を借り受けた職員は、用務終了後は直ちに公印使用状況顛末書(
様式第4号)を作成し、公印を保管責任者に返還しなければならない。
3 第1項により公印を借り受けた職員は、これを返還するまでの間保管責任者とみなす。
(事故届)
第14条 保管責任者は、公印の盗難、紛失、き損、偽造又は変造があったときは、直ちに、公印名、事故の内容その他必要事項を町長に報告しなければならない。
(使用しなくなった公印の保存措置)
第15条 保管責任者は、改廃により使用しなくなった公印を直ちに封印し、次の区分により送付しなければならない。
(1) 会計管理者印、出納員印及び分任出納員印は会計管理者
(2) 前号以外の公印は総務課長
2 前項の規定により公印の送付を受けた会計管理者又は総務課長は、直ちにこれを点検の上封印し、年月日、公印名、改廃年月日、保存期間及び封印者の職名を記載し、保存の措置を講じなければならない。
(保存年限)
第16条 使用しなくなった公印の保存期間は、次の各号の定めるところによる。
(1) 町印、役場印、町長印、町長職務代理者印、副町長印及び会計管理者印の公印にあっては永久
(2) 出納員印及び分任出納員印の公印にあっては10年
(3) その他の公印にあっては速やかに廃棄
2 前項の保存期限は、保存した年度の翌年から起算するものとする。
(保存中の職務代理者印の使用)
第17条 前2条の規定により保存中の職務代理者の公印は、保存措置後新たに職務代理者となった者の申出により、その者の職印として使用することができる。この場合において当該公印は、新たに作成されたものとみなす。
(保管状況の調査及び報告)
第18条 総務課長は、公印の保管状況につき、随時必要な調査をし、その結果を町長に報告しなければならない。
附 則
この訓令は、平成15年3月1日から施行する。
附 則(平成19年3月23日訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(南部町公印規程の一部改正に伴う経過措置)
4 改正法附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者が在職する間においては、第4条の規定による改正後の南部町公印規程(次項において「新規程」という。)別表の規定は適用せず、同条の規定による改正前の南部町公印規程別表の規定は、なおその効力を有する。この場合において、同表助役の印の項中「助役印」とあるのは、「副町長印」に、同表収入役印の項中「収入役」とあるのは、「地方自治法の一部を改正する法律附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者」とする。
5 前項の場合における新規程第6条の規定の適用については、同条中「若しくは会計管理者印」とあるのは、「、収入役印若しくは収入役職務代理者印」とし、新規程第9条第2項の規定の適用については、同項中「会計管理者印」とあるのは、「収入役印、収入役職務代理者印」とし、新規程第15条第1項第1号の規定の適用については、同号中「会計管理者印」とあるのは、「収入役印、収入役職務代理者印」と、「会計管理者」とあるのは、「改正法附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者」とし、同条第2項の規定の適用については、「会計管理者」とあるのは、「当該収入役として在職する者とされた者」とし、新規程第16条第1項第1号の規定の適用については、同号中「及び会計管理者印」とあるのは、「、収入役印及び収入役職務代理者印」とする。
