○南部町戸籍事務の電子情報処理組織に係るデータ保護管理要領
平成15年3月1日
訓令第52号
(目的)
第1条 この要領は、峡南広域行政組合の「戸籍事務を行うための電子計算機の設置及び管理要領」(以下「管理要領」という。)第8条に基づき、南部町における戸籍・附票管理システム(以下「戸籍情報システム」という。)の適正な管理及び運営の確保を図るため、戸籍データの保全及び保護に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍に関する磁気記録情報をいう。
(2) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(5) 中央処理装置 峡南広域行政組合が設置する電算センター内の戸籍用サーバで磁気ディスクにより戸籍及び除籍並びに戸籍の附票等の記録を管理するものをいう。
(6) 端末装置 関係町の戸籍担当窓口に設置する戸籍用クライアントで戸籍事務に入力、帳票出力を行う機器をいう。
(保護管理者)
第3条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、住民課に保護管理者を置き、住民課長をもって充てる。ただし、中央処理装置に設置された磁気ディスク等については管理要領第5条に定めるデータ管理者(以下「データ管理者」という。)がこれを保護管理する。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第4条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的に又は随時、点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラムの障害の有無について、定期的に又は随時点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第5条 データ管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、磁気ディスク等及びプログラムについて、次号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 磁気ディスク等の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠できる耐火金庫への保管その他適切な措置をとること。
(2) 磁気ディスク等の受渡し及び保管については、台帳への記録その他適切な方法により行うこと。
(3) 磁気ディスク等及びプログラムを廃棄する場合には、これらを復元することができない方法により確実に処分すること。
(出力帳票の保管)
第6条 保護管理者は、出力帳票の適正な管理を図るため、その管理について必要な措置を講じなければならない。この場合前条各号の規定を準用する。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ドキュメントの保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第8条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるような必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、パスワードの更新を行う等厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第10条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、該当パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(会議)
第11条 保護管理者が指名した者をもって組織する戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が招集し、次の各号に掲げる事項について審議するものとする。
(1) 戸籍データ保護に関する取扱手続
(2) 戸籍データ保護に関する連絡調整
(3) 前2号に定めるもののほか、保護管理者が必要と認める事項
3 保護管理者は、必要があると認めるときは、会議に関係職員を出席させることができる。
附則
この訓令は、平成15年3月1日から施行する。
附則(平成21年3月30日訓令第20号)
この訓令は、平成21年3月30日から施行する。