○南部町文書取扱規程

平成15年3月1日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条―第11条)

第2章 文書の処理

第1節 受領、受付及び配布(第12条・第13条)

第2節 起案、回議、合議及び決裁(第14条―第25条)

第3節 文書の施行等(第26条―第31条)

第4節 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第32条―第44条)

第3章 補則(第45条―第47条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書の処理及び作成の原則)

第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が効率的に処理されるよう努めなければならない。

2 文書は、易しくかつわかりやすくすることを基本方針として作成しなければならない。

(定義)

第3条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 所管課 当該文書に係る事案を所掌する課をいう。

(2) 課 南部町課設置条例(平成15年南部町条例第5号)第1条に規定する課及び室並びに南部町組織規則(平成15年南部町組織規則第2号)第2条に規定する課及び室をいう。

(3) 課(室、所)長 前号に規定する課、室又は所の長をいう。

(総務課長の職責)

第4条 総務課長は、文書の処理その他文書に関する事務が円滑に行われるよう管理し、及び統制しなければならない。

(課長の職責)

第5条 課長は、課内の文書の処理を監督し、自己の責任において処理しなければならない。

(文書管理責任者)

第6条 所管課に文書管理責任者を置く。

2 文書管理責任者は、課内の庶務を担当する係長をもって充てる。

3 文書管理責任者は、次の事務を処理するものとする。

(1) 課内の文書の処理の総括に関すること。

(2) 文書事務に係る指導及び改善に関すること。

(文書管理担当者)

第7条 係に文書管理担当者を置く。

2 文書管理担当者は、係長の指名した職員をもって充てる。

3 文書管理担当者は、次の事務を処理するものとする。

(1) 係内の文書の維持及び管理に関すること。

(2) 係内の保存年限を経過している文書の廃棄に関すること。

(文書の種類)

第8条 本町において作成する文書の種類及び性質は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により町議会の議決を経て制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により町長が制定するもの

(2) 公示文

 告示 町長が法令の定める事項又は処分若しくは決定した事項等を広く町民一般に公示する場合に発するもの

 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に公示するもので告示以外のもの

(3) 令達文

 訓令 町長が職務運営上の基本的事項等について所管の機関又は職員に対し全般的に命令する場合に発するもの

 訓 町長が所管の機関又は職員に対し個別的に命令する場合に発するもの

 指令 町長が許可の申請、願い等に対し諾否の意思表示をする場合に発するもの

 達 町長が権限に基づいて特定の団体又は個人に対し命令する場合に発するもの

(4) 往復文

 照会 ある事項を問い合わせる場合に発するもの

 回答 照会に対し回答する場合に発するもの

 報告 一定の事実の状況を報告する場合に発するもの

 通知 一定の事実、処分又は意思を知らせる場合に発するもの

 通達 指揮監督権に基づいて所管の機関等に対し、職務運営上の細目、法令の解釈、行政運営の方針等を指示する場合に発するもの

 依命通達 補助機関が町長の命を受けて自己の名で通達する場合に発するもの

 申請 許可、認可、補助等を求める場合に発するもの

 進達 経由文書を上級庁へ送付する場合に発するもの

 副申 経由文書の進達に当たり、その機関が参考意見等を添える場合に発するもの

 届け 法令等に基づいて一定の事項を届け出る場合に発するもの

 依頼 一定の事実を依頼する場合に発するもの

 協議、督促及び請求 一定の行為及び意思の決定を求める場合に発するもの

 諮問 一定の機関に対し、特定の事項について意見を聴く場合に発するもの

 答申 諮問を受けた機関が諮問事項について意見を述べる場合に発するもの

 建議 一定の機関等が町長その他の関係機関に対し、その調査審議した事項についての意見又は希望を申し出て相手方の措置を勧める場合に発するもの

 勧告 権限を有する機関が、その権限に基づき特定の事項について相手方の措置を勧める場合に発するもの

(5) その他の文書

 証明文(証明書、証書等)

 表彰文(表彰状、感謝状、賞状等)

 書簡文

 あいさつ文(式辞、祝辞、告辞、訓辞、弔辞等)

 請願書、陳情書及び要望書

 契約書

 審査請求関係文書(決定書、裁定書等)

 部内関係文書(伺い、願い、届け、復命書、事務引継書、上申、(内申)、供覧、辞令等)

(文書の書き方)

第9条 文書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 口語体により、常用漢字及び現代仮名遣いを用い、その事案の内容を的確、平易かつ簡明に表現すること。

(2) 文字は、かい書で明確に書くこと。

(3) 筆記は、ペンその他容易に消失しないものによること。

2 文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められたもの

(2) 他の官公庁が縦書きと定めたもの

(3) 表彰状、感謝状、賞状その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの

(4) 式辞、祝辞その他これに類するもので縦書きが適当と認められるもの

(5) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの

(文書の番号)

第10条 文書には、条例、規則、告示、公告、訓令及び訓にあっては総務課において法令番号簿(様式第1号及び様式第2号)により法令番号を、指令、達及び往復文にあっては所管課において文書発送簿(様式第3号)により文書番号を付さなければならない。

2 前項の規定による文書の番号は、法令番号にあっては種類別に毎年1月1日から、文書番号にあっては所管課別に毎年4月1日から、施行日の順に起番するものとする。

3 同一の事案に属する往復文は、完結するまで同一の番号を用い、順次枝番号を付するものとする。

4 往復文のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。

5 前項の規定により文書番号を省略するときは、文書の記号の次に「号外」を付するものとする。

(文書の記号)

第11条 文書には、条例、規則、告示、公告及び訓令にあっては町名及び文書種類名を、訓にあっては文書種類名を、指令及び達にあっては町名、文書種類名及び所管課の首字を、往復文書にあっては所管課の首字を記号として付さなければならない。

第2章 文書の処理

第1節 受領、受付及び配布

(文書の受領、受付及び配布)

第12条 到達した文書は、所管課に直接到達した文書を除き、総務課において受領するものとする。

2 文書は、親展文書、個人あての文書を除き、総務課において開封し、文書の余白に受付日付印(様式第4号)(経由文書にあっては、経由日付印(様式第5号))を押し、文書受付簿(様式第6号)(経由文書にあっては、文書経由簿(様式第7号))に登載し、文書番号を記入した後、所管課(2以上の所管課に関係のある文書は、その最も関係のある所管課)に配布するものとする。ただし、次に掲げるものについては、文書受付簿への登載を省略して配布することができる。

(1) 新聞、雑誌その他これに類するもの

(2) 案内状、各種の請求書、報告書、届出書その他これに類するもので軽易なもの

3 親展文書及び個人あての文書にあっては、直接名あて人に配布するものとする。

4 所管課に直接到達した文書で所管の明らかなものは、直接当該所管課において受領することができる。この場合において、所管課の文書管理責任者は、総務課に当該文書を送付し、第2項の規定による処理を受けなければならない。

5 配布を受けた文書に当該所管課の所掌に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回付しなければならない。

6 電子メールシステムの利用により受領した文書にあっては、当該文書を出力し、第2項から前項までの規定の例により処理するものとする。

(執務時間外に受領した文書等の処理)

第13条 執務時間外に到達した文書の取扱いは、当直員が次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 書留郵便物、配達証明郵便物、内容証明郵便物及び特別送達郵便物は、当直日誌に登載するものとする。

(2) 至急文書は、当直日誌に登載した後所管課長に送付するものとする。

(3) 前2号に掲げる文書に該当しない文書は、一括して保管し、その当直時限後直ちに総務課又は次番員に引き継ぐものとする。

第2節 起案、回議、合議及び決裁

(事務処理の原則)

第14条 課長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する職員に処理方針及び処理期限を示し、速やかに処理させなければならない。この場合において、特に重要な事案に係るものについては、課長においてあらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理をしなければならない。

2 文書の処理を命ぜられた職員は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置を採らなければならない。

(起案)

第15条 すべて事案の処理は、文書により行うものとする。

2 特に重要な事案を処理しようとするときは、あらかじめ決裁権限を有する者の処理方針を確認の上起案するものとする。

3 起案には、特別な定めがある場合を除くほか、第18条に規定する起案用紙を用いなければならない。

4 次の各号に掲げるものの起案にあっては、それぞれ当該各号に定めるところにより処理することができる。

(1) 定例的なもので、その取扱いについて特別の定めのあるもの 一定の帳票(伝票、印刷済みの用紙類等)を用いること。

(2) 事案の軽易なもの 当該文書の余白に処理案を記載すること。

(3) 文書を返付するもの又は軽易な事案について回答するもの 付せんを用いること。

(供覧等)

第16条 前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧し、又は回覧することによって完結するものであるときは、当該文書の上部余白に「供覧」又は「回覧」と記載し、関係者に供覧し、又は回覧するものとする。

(起案に当たっての注意)

第17条 起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 標題を簡潔に付し、結論を先にし、箇条書きにする等留意の上、文字は明りょうに書き、文書は一読して理解することができるよう平易かつ簡明なものとすること。

(2) 関係事案は、支障のない限り、一括して起案すること。

(3) 起案が文書に基づくときは、当該文書を添えること。

(4) 事案が重要又は異例なものであるときは、準拠法令、事実の調査結果、前例その他参考事項を記載し、及び関係書類を添付し、起案の根拠理由を明らかにすること。

(起案用紙)

第18条 起案用紙(様式第8号から様式第10号まで)は、次により使用しなければならない。

(1) 決裁区分欄は、次の区分により、当該部分を丸で囲むこと。

 町長が決裁すべきもの 甲

 削除

 課長が決裁し、又は専決すべきもの 丙

 係長が専決すべきもの 丁

(2) 取扱い上及び施行上の注意欄は、必要に応じて次の区分により表示すること。

 急を要するもの 至急

 秘密の取扱いをするもの 秘

 特に重要なもの 重要

 広報に登載する事項を内容とするもの 広報登載

 公印を省略するもの 公印省略

(3) 保存年限欄は、該当するものを丸で囲むものとし、法令等に特別の定めがあることにより、該当するものがないときは、その年限を記入すること。

(4) 開示・不開示欄には、開示、不開示又は一部不開示を記載し、不開示及び一部不開示にあっては、その理由を記載すること。

(5) 文書発生年度、文書番号、起案年月日並びに起案者の所属、職名及び氏名を所定の欄に記載し、押印すること。

(6) 回議先及び合議先の表示は、所定の欄にその回議先及び合議先を記載し、不要の回議先を斜線をすること。

(回議)

第19条 起案書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第20条 起案の内容が他の課に関係を有するときは、当該起案書を関係を有する課に合議しなければならない。

2 合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係を有する課と事前に協議を行うことにより省略することができる。この場合においては、起案書にその旨を付記しなければならない。

3 合議を受けた課長は、合議事項に異議があるときは、所管課長と協議して調整するものとする。

4 合議を受けた事案について再覧を要するものは、起案書に「執行前再回」又は「執行後再回」と付し、再度回付を受けることができる。

5 前項の規定により回付を受け、確認を終えたときは、その箇所に認め印をして送付するものとする。

(総務課長への合議)

第21条 起案書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。

(1) 条例、規則及び訓令の制定改廃に関するもの

(2) 告示及び公告に関するもの

(3) 審査請求に関するもの

(4) 訴訟に関するもの

(5) 疑義にわたる法規の解釈、適用等法規上問題となるもの

(6) 町議会に提出する議案、報告、資料等に関するもの

2 総務課長は、前項第1号又は第5号の規定により合議を受けた場合で必要と認めるときは、これを南部町法令審査委員会の審査に付議しなければならない。

(代決)

第22条 回議又は合議において、職務権限を有する者が不在のとき、又は事故のため南部町事務決裁規程(平成15年南部町訓令第3号)に規定する当該職務権限を有する者の職務を代行することができる者が代決するときは、「代」と記載して代決することができる。

(重要文書の持ち回り)

第23条 回議又は合議において、急を要する文書、秘密を要する文書、説明を要する文書又は重要若しくは異例に属する文書は、事務担当者自ら持ち回りしてこれを行うことができる。

(起案内容の訂正)

第24条 起案書の記載内容のうち用字、用語、文体等の表記上の訂正を除き、起案の内容を訂正したときは、その旨を起案者に連絡し、又は訂正した者の氏名を当該訂正箇所に記載しなければならない。

2 起案の内容が著しく訂正されたときは、起案者において回議し、又は合議した関係者に当該起案書を回覧し、又はその旨を連絡しなければならない。当該起案が廃案になった場合も、同様とする。

(決裁年月日の記入)

第25条 決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁責任者又は起案者において、所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

第3節 文書の施行等

(文書の施行)

第26条 原議は、特別の理由があるときを除くほか、直ちに浄書その他の手続を経て施行しなければならない。

(浄書)

第27条 浄書を要する文書は、所管課において浄書するものとする。

2 浄書が終わった文書は、原議と照合しなければならない。

(文書の発信者名)

第28条 文書の発信者名は、権限を有する者の名を用いなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、簡易な往復文については、課長名を用いることができる。

3 前2項の規定にかかわらず、証票類等については町名を、事務連絡的な軽易なものについては課名又は係名を用いることができる。

4 文書の発信者名及びあて先の記載に当たり、往復文については、その内容により職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。

(事務担当者の表示)

第29条 発送する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に事務担当者の所属、職、氏名、電話番号等を表示するものとする。

(公印及び割り印)

第30条 施行する文書は、南部町公印規程(平成15年南部町訓令第6号)に定めるところにより、公印を押印するものとする。ただし、次に掲げるものについては、公印を省略するものとする。

(1) 対外的な往復文書で、定例又は軽易なもの

(2) 本庁及び出先を往復する軽易な文書

(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文

(4) 祝辞、弔辞その他これに類する文書

(5) ファクシミリ又は電子メールシステムの利用による文書

2 契約書その他権利義務に関する特殊な文書で、2枚以上にわたるものについては、そのつづり目に、当該文書に押印した公印を双方にかけて割り印しなければならない。

(発送等の方法)

第31条 文書は、所管課で発送するものとする。

2 所管課長は、次により文書を発送しなければならない。

(1) 郵送は、料金後納扱いとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手受払簿(様式第11号)により郵便切手又は郵便はがきとする。

(2) 料金後納により郵送するものは、郵便の種別、量目別、特殊取扱い等に区分けし、料金後納郵便差出票(様式第12号)に必要事項を記載して郵便局に送付する。

(3) ファクシミリ又は電子メールシステムの利用による文書は、所管課によって発信する。

(4) 所管課長は、発信文書の内容が緊急を要するときその他必要があると認めるときは、所管課の職員に持参させることにより発送することができる。

第4節 文書の整理、保管、保存及び廃棄

(文書の整理等の原則)

第32条 文書は、別表第1の文書分類表(以下「文書分類表」という。)に基づき分類し、及び整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(文書の整理及び保管)

第33条 文書の整理及び保管は、作成年度ごと、文書分類表のファイル名ごとに、文書フォルダ又はファイルボックス(以下「文書フォルダ等」という。)を使用して行うものとする。

(完結文書の整理)

第34条 文書が完結したときは、文書フォルダ等ごとに文書フォルダ分類票(様式第13号)を作成し、これを文書フォルダ等に添付するとともに、四半期ごとに総務課長にその写しを送付するものとする。

(文書分類表)

第35条 文書の分類は、文書分類表により行う。

2 文書分類表は、課ごとの大分類、係ごとの中分類及び事務事業ごとの小分類並びに文書フォルダ等のファイル名により構成し、事務事業の性質、内容等に応じた系統的な分類としなければならない。

3 課長は、毎年4月に所管する事務事業についての文書分類表を作成し、その写しを総務課に登録しなければならない。

(保存種別及び保存年限)

第36条 処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の保存種別及び保存年限は、次に定める区分とし、保存年限基準表(別表第2)に基づき、所管課長が定めるものとする。

(1) 第1種 永年

(2) 第2種 10年

(3) 第3種 5年

(4) 第4種 3年

(5) 第5種 1年

(6) 第6種 事務処理上必要な1年未満の期間

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存を要する文書は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

3 課長は、保存年限を決定するに当たっては、利用度及び重要性を考慮し、必要最小限の年数にするように留意しなければならない。

4 保存年限は、当該完結文書の属する会計年度の翌年度から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある完結文書については、当該文書の完結した日の属する年の翌年から起算するものとする。

(完結文書の保管期間)

第37条 庁内において完結文書を保管する期間は、完結した日の属する会計年度の翌年度の末日までとする。ただし、前条第4項ただし書に係る文書については、完結した日の属する年の翌年の末日までとする。

(文書の保存)

第38条 文書保管期間が経過した文書で保存年限が到来していないものは、文書保存箱に入れ、保存文書目録(様式第14号)を作成し、その写しをはり付けし、書庫に保存しなければならない。

2 前項の場合において、文書フォルダを使用して保管された文書にあっては、文書フォルダごとに文書保存箱に入れて保存しなければならない。

3 文書保存箱には、原則として作成年度及び保存年限ごとに保存しなければならない。この場合において、文書フォルダを使用して保管されている文書にあっては、保存年限の最も長いものを基準とするものとする。

4 保存文書目録は、文書保存箱別に作成するものとし、所管課で保存し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

5 文書保存箱には、保存箱番号、内容、課名、保存年限、廃棄予定年月日等を記入しなければならない。

6 文書保存箱を書庫に格納したときは、保存箱整理簿(様式第15号又は様式第16号)に必要な事項を記載しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第39条 課長は、分掌事務の異動等に伴い、他の課から文書を引き継いだときは、保存文書引継表(様式第17号)を作成し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

(文書の閲覧等)

第40条 文書は、法令等の定める場合を除き、職員以外の者に閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、町長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第41条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を管理する課長の許可を得たときは、この限りでない。

(書庫の管理)

第42条 書庫は、総務課長が管理する。

2 総務課長は、虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。

3 書庫は、常に清潔を保ち、喫煙その他すべての火気を使用してはならない。ただし、総務課長が業務上必要と認めるときは、この限りでない。

(保存文書の借覧)

第43条 所管課以外の職員が保存文書を借用し、又は閲覧しようとするときは、文書貸付簿(様式第18号)に所要事項を記入し、所管課長の承認を得なければならない。

(保存文書の廃棄)

第44条 保存年限が経過した保存文書については、廃棄しなければならない。ただし、文書フォルダを使用して保管された文書にあっては、文書フォルダの保存年限によるものとする。

2 文書を廃棄しようとするときは、保存文書廃棄目録を作成し、総務課長に提出しなければならない。

3 前項の規定により提出を受けた総務課長は、所管の文書管理簿の簿冊から当該文書管理簿を削除し、これを廃棄された文書管理簿を管理する簿冊に整理し、廃棄方法を指示するとともに、保存文書廃棄目録を所管課へ返付する。

4 所管課は、保存文書廃棄目録の返付を受けたときは、廃棄すべき文書を速やかに廃棄しなければならない。

5 第1項の規定にかかわらず、保存年限が経過した保存文書でなお保存の必要があるものについては、更に保存年限を定めて保存することができる。

6 文書の廃棄に当たっては、秘密に属する文書又は他に悪用されるおそれのある文書は、裁断する等の適当な方法を採らなければならない。

第3章 補則

(文書の書式及び用例)

第45条 文書の書式及び用例は、別表第3のとおりとする。

(刊行物等の保管、管理等)

第46条 各課で作成した刊行物及び各種の統計、年報等は、総務課において1部を保管し、管理するものとする。

2 課長は、前項に規定する刊行物を作成したときは、速やかにこれを総務課長に1部送付しなければならない。

(実施規定)

第47条 この訓令の実施に関し必要な事項は、総務課長が定める。

附 則

1 この訓令は、平成15年3月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の南部町文書取扱規程(昭和30年南部町訓令第2号)、富沢町文書取扱規程(昭和30年富沢町訓令第8号)、富沢町条例の左横書き実施に伴う特別措置に関する条例(平成4年富沢町条例第9号)、富沢町規則の左横書き実施に伴う特別措置に関する規則(平成4年富沢町規則第9号)又は富沢町規程の左書き実施に伴う特別措置に関する規程(平成4年富沢町訓令甲第3号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成19年3月23日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(様式に関する経過措置)

15 この訓令の施行の際現にある第2条の規定による改正前の南部町文書取扱規程及び第6条の規定による改正前の南部町職員服務規程による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの訓令による改正後の様式によるものとみなす。

16 この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

附 則(平成24年7月2日訓令第4号)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

附 則(平成26年3月28日訓令第45号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月24日訓令第6号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

別表第1(第32条関係)

文書分類表

総括

大分類

中分類

A 総務

B 人事

C 財務

D 出納

E 税務

F 保健衛生

G 民生

H 公安

I 農業

J 農地

K 林業

L 商工

M 建設

N 上下水道

O 教育・文化

1

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

2

議会

公平委員

予算

町費

直接課税

環境衛生

社会福祉

戸籍住民基本台帳・印鑑

農政

土地改良

造林

商工業

管理

維持管理

学事

3

文書

任免

起債

町有物品

間接課税

保健指導

生活保護

防災

農業委員会

災害復旧

治山

労働

道路・橋梁

出納

学校教育

4

施設及び車両管理

服務

地方交付税

 

徴収

予防

老人・母子福祉

交通対策

防除

 

林道

観光

河川

 

学校保健

5

総合開発

給与

自治振興

 

 

 

身体障害者福祉

 

改良普及

 

 

 

災害復旧

 

社会教育

6

地方行政

異動

町有財産

 

 

 

児童福祉

 

畜産

 

 

 

建築

 

社会体育

7

行政改革

退職

契約

 

 

 

福祉医療

 

資金

 

 

 

住宅

 

文化

8

統計

福祉厚生

検査

 

 

 

援護

 

中山間整備

 

 

 

宅地造成

 

 

9

広報公聴

共済組合

 

 

 

 

国民健康保険

 

山村振興

 

 

 

 

 

 

10

交流

退職手当組合

 

 

 

 

介護保険

 

 

 

 

 

 

 

 

11

相談

公務災害補償

 

 

 

 

老人保健

 

 

 

 

 

 

 

 

12

自治

研修

 

 

 

 

国民年金

 

 

 

 

 

 

 

 

13

交通

労務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14

行政手続

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

情報

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文書分類一覧表

大分類

中分類

小分類

例示

A 総務

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 組織

1 行政組織、機構と分掌事務

2 権限委任に関する文書

3 職制

4 職務代理

5 非常勤特別職名簿

3 総合計画

1 町総合計画書

2 計画諸調査資料

3 総合計画審議会書類

4 総合計画諮問及び答申書

5 町勢要覧

4 行政管理

1 町長、助役、事務引継書

2 課長事務引継書

3 職員提案

4 町長交際費支出簿

5 町長日程表

6 事務改善書類

5 選挙

1 選挙人名簿(定時登録)

2 国会選挙関係書類

3 国会選挙投開票録、告示

4 県選挙関係(県知事、県会議員)書類

5 県選挙投開票録、告示

6 町長、議員、農業委員選挙関係書類

7 町長、議員、農業委員投開票録、告示

8 選挙管理委員会関係書類

9 選挙に関する統計資料

6 栄典ほう賞儀式

1 叙位、叙勲申達文書

2 ほう賞、表彰に関する文書

3 儀式に関する文書

4 表彰台帳(記録)

5 記念式典、竣工式に関する文書

6 役職員名簿

7 功労者名簿

8 名誉町民に関する文書

9 表彰審査委員会

7 陳情請願

1 陳情、請願書、嘆願書、要望書

8 監査

1 出納監査(定例、臨時)書類

2 監査報告書

3 決算審査意見書

4 考査監察記録

9 訴訟

1 訴願、訴訟、意義申立文書

10 一部事務組合

1 一部事務組合に関する文書

2 議会

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 議員名簿、履歴書、議会例規

2 地方議員互助会規約、退職手当組合規約

3 招集

1 招集告示

2 招集通知

4 経過

1 本会議会議録

2 委員会会議録

3 全員協議会会議録

4 議事日程

5 議決

1 議決書原本

6 委員会

1 委員会通知

2 委員会報告

7 渉外

1 陳情及び要望書

2 議長会議事項

3 議員研修会資料

8 調査研究

1 調査研究事項

3 文書

1 庶務

1 庶務書類

2 町史

1 町の歴史に関する資料(町史)

2 町民憲章

3 収受、発送

1 受付簿

2 経理番号簿

3 通信費(郵便)整理簿

4 公印

1 作成、廃止

2 登録告示

3 公印台帳

5 法規

1 条例、規則の改廃原議書

2 訓令、告示、公示原文

3 例規集

4 各種要綱、要領、内規、覚書

6 官報、県広報

1 官報

2 県広報

3 官庁速報

7 情報公開

1 公文書公開請求関係書類

2 異議申立書

3 情報公開審査会関係書類

4 町長の資産公開書類

8 個人情報保護

1 個人情報取扱事務に関する文書

4 施設及び車両管理

1 庶務

1 庶務書類

2 庁舎管理

1 庁舎図面等

2 庁舎管理に関する文書

3 宿日直日誌

3 公用車管理

1 検査

2 修繕

3 運転日誌

4 車両台帳(車歴簿)

4 電話管理

1 内線電話配線図面

5 総合開発

1 庶務

1 庶務書類

2 開発

1 町総合開発に関する文書

2 公共用地先行取得書類

3 国土法による土地取引に関する文書

6 地方行政

1 庶務

1 庶務書類

2 町行政

1 町制施行

2 配置分合 境界名称変更

3 町 字の区域変更

7 行政改革

1 庶務

1 庶務書類

2 行政改革

1 南部町行政改革大綱

2 南部町行政改革実施計画

8 統計

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 各種統計書(山梨県統計書等)

2 町勢要覧統計資料編

3 人口

1 国勢調査報告書

2 国勢調査書類

3 人口動態調査

4 農林

1 農林業センサス報告書

2 農林業センサス書類

3 林業統計書

5 保健衛生

1 厚生統計書

2 厚生統計調査書

3 衛生統計書

4 衛生統計調査書類

6 経済

1 工業統計書

2 工業統計調査書類

3 石油等消費構造基本調査書

4 石油等消費構造基本調査書類

5 事業所統計書

6 事業所統計調査書

7 商業統計書

8 商業統計調査書類

9 全国消費実態調査書

10 全国消費実態調査書類

11 サービス業基本調査書

12 サービス業基本調査書類

13 住宅土地統計書

14 住宅統計調査書類

15 商工業実態基本調査書

16 商工業実態基本調査書類

7 土木

1 土木統計書

2 土木統計調査書類

8 教育

1 学校基本調査書

2 学校基本調査書類

9 広報公聴

1 庶務

1 庶務書類

2 企画

1 広報広聴資料

2 地域づくり懇談会

3 広報誌

4 町勢要覧

5 地域振興券交付事業書類

10 交流

1 庶務

1 庶務書類

2 交流

1 市町村交流関係文書

2 国際交流、その他交流関係文書

11 相談

1 庶務

1 庶務書類

2 行政相談

1 行政相談

2 行政相談業務連絡協議会書類

12 自治

1 庶務

1 庶務書類

2 自治会

1 区長会会議資料

13 交通

1 庶務

1 庶務書類

2 交通

1 地方路線バス維持に関する文書

2 地方バス路線確保補助金申請書

14 行政手続

1 庶務

1 庶務書類

2 行政手続

1 審査基準・処分基準

15 情報

1 庶務

1 庶務書類

2 情報ネットワーク

1 端末町単補助に関する文書

2 職員データー

3 構築保守運営管理

4 ホームページに関する文書

5 調査研究書類

6 情報ネットワークシステム構築関係書類

B 人事

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 人事記録簿

2 職員履歴書

3 募集要項

4 職員採用に関する文書(採用通知等)

5 各課事務分担表

2 公平委員

1 庶務

1 庶務書類

2 公平委員

1 公平委員各種会議書類

3 任免

1 庶務

1 庶務書類

2 任免

1 採用試験(作文を含む。)

2 懲戒、分限

3 宣誓書

4 服務

1 庶務

1 庶務書類

2 服務

1 休暇簿、欠勤簿

2 出勤簿(カード)

3 出張命令、復命簿

4 時間外勤務命令書

5 職務専念義務の免除

5 給与

1 庶務

1 庶務書類

2 給与

1 個人別給与調書(給与台帳)

2 昇任、昇格、昇給調書

3 扶養親族認定

4 通勤手当認定

5 超過勤務手当

6 特殊勤務手当

7 源泉徴収に関する文書

8 期末勤勉手当

9 その他手当(管理職手当、住居手当等)

10 給与実態調査

11 人事院勧告

12 給料表

13 特別職報酬等審議会に関する文書

6 異動

1 庶務

1 庶務書類

2 異動

1 人事発令通知書

2 異動の内示

7 退職

1 庶務

1 庶務書類

2 退職

1 退職願

2 退職勧奨

8 福利厚生

1 庶務

1 庶務書類

2 福利厚生

1 職員の福利厚生に関する文書

2 職員互助会に関する文書

9 共済組合

1 庶務

1 庶務書類

2 共済組合

1 共済組合に関する文書

2 掛金、年金、保険給付

3 組合員異動書類

4 資格得喪届出書類

5 共済組合の貸付等

10 退職手当組合

1 庶務

1 庶務書類

2 退職手当組合

1 退職手当に関する文書

11 公務災害

補償

1 庶務

1 庶務書類

2 公務災害

1 補償関係書類

12 研修

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 研修計画、講師の派遣依頼文書

3 管理職研修

1 管理職、監督職研修書類

4 一般研修

1 吏員、新任研修書類

2 その他一般研修(接遇研修等)

5 専門研修

1 税務、法制執務研修等書類

6 特別研修

1 企業派遣研修書類

2 海外研修書類

3 資格認定研修書類

7 講習会

1 安全運転管理者講習会等書類

13 労務

1 庶務

1 庶務書類

2 労務

2 職員組合との交渉に関する書類

C 財務

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 財務システム関係書類

2 地方財政状況調査(決算統計)

3 財政計画

4 普通会計財政事情調

2 予算

1 庶務

1 庶務書類

2 予算

1 予算要求書、編成資料

2 年度別町政方針の大要、予算概要

3 予算現計簿

4 補正予算関係

5 予算の執行計画、状況

6 繰越明許費

3 起債

1 庶務

1 庶務書類

2 政府資金縁故債等

1 地方債償還書類

2 許可申請、借入申込

3 起債台帳(現在高)

4 許可書

5 起債借用証書

4 地方交付税

1 庶務

1 庶務書類

2 交付税

1 地方交付税(普通・特別)算定資料

2 地方交付税台帳(本算定)

3 地方交付税の決定及び交付

4 地方譲与税等交付金

5 交通安全対策交付金

6 地方消費税交付金

7 利子割交付金

8 自動車取得税交付金

9 地方特例交付金

10 ゴルフ場利用税交付金

5 自治振興

1 庶務

1 庶務書類

2 自治振興

1 自治振興事業に関する文書

6 町有財産

1 庶務

1 庶務書類

2 管理

1 町有財産台帳

2 公共施設状況調査

3 登記嘱託書

4 土地、建物買収に関する文書

5 物件の取得に関する文書

6 寄附採納願

7 官民有地境界の明示及び協定

3 財産区

1 財産区に関する文書

2 財産区管理会に関する文書

7 契約

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 指名願

2 工事、委託、売買、貸借、備品以外の契約

3 覚書、協定書、協議書等

4 指名選定委員会に関する文書

5 共同企業体に関する文書

3 備品

1 備品の購入契約

4 工事

1 工事の入札・契約

5 委託

1 施設管理委託契約

2 業務委託契約

6 売買

1 売買契約

2 土地譲与契約

3 土地交換契約

7 賃貸

1 賃貸借契約

2 無償貸借契約

8 検査

1 庶務

1 庶務書類

2 工事の検査

1 工事検査

2 工事契約の履行状況

3 会検

1 会計検査院検査

2 受検資料

D 出納

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 収入役事務引継書

2 町費

1 庶務

1 庶務書類

2 予算

1 歳入歳出予算書

2 歳入歳出決算書

3 歳出予算変更通知書(流用)

4 歳出予算変更通知書(予備費充当)

3 歳入

1 歳入日計簿(指定金以前)

2 歳入日計表

3 調定決定書

4 歳入戻出決定書

5 債務負担行為整理

6 不納欠損額通知書

7 領収証書(控)

8 歳入更正決定書

9 収入報告書(控)

10 収支日計(月計)報告書(指定金日報)

11 公金受入報告書

12 領収書控

4 歳出

1 支出負担行為簿

2 支出決定書

3 支出更正決定書

4 口座振替通知書、依頼書、請求書

5 出納

1 出資証券台帳

2 出資証券

3 基金に属する現金収支簿

4 基金管理台帳

5 町土地開発基金簿

6 一時借入金台帳

7 毎月収支状況及び公金保管状況報告書

8 収納印鑑届

9 小切手事故届

10 納付証券支払拒絶通知書

11 指定金融機関設置に関する文書

3 町有物品

1 庶務

1 庶務書類

2 管理

1 備品台帳

2 備品の異動、廃棄

3 取得、廃棄

1 備品の取得に関する文書

2 備品の廃棄に関する文書

E 税務

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 税制及び企画に関する文書

2 固定資産評価審査に関する文書

3 納税報奨金支給に関する文書

4 税務証明書控

5 県有資産所在市町村交付金に関する文書

6 町税課税状況調査、報告

7 税務相談に関する文書

2 直接課税

1 庶務

1 庶務書類

2 住民税(個人)

1 個人町民税課税申告書

2 給与支払報告書

3 普通、特別徴収課税台帳

3 住民税(法人)

1 法人町民税課税申告書

2 法人町民税課税台帳

3 法人設立及び異動(廃止・休業等)届出書

4 固定資産税

1 土地台帳

2 土地課税台帳(名寄帳)

3 土地評価調書

4 住宅用地一覧台帳

5 字限図

6 地番図

7 路線価図

8 土地家屋異動通知書(登記済通知書)

9 家屋台帳

10 家屋課税台帳(見取図記載)

11 評価替に関する書類

12 家屋評価調書

13 償却資産税申告書

14 償却資産税台帳

15 賦課徴収に関する文書

16 固定資産台帳縦覧書類

5 特別土地保有税

1 特別土地保有税申告書

2 課税台帳

3 賦課徴収に関する文書

6 軽自動車税

1 課税台帳

2 軽自動車台帳(車両一覧表)

3 課税物件異動文書

4 標識交付一覧表

5 賦課徴収に関する文書

7 国民健康保険税

1 課税台帳

2 賦課徴収に関する文書

3 間接課税

1 庶務

1 庶務書類

2 町たばこ税

1 たばこ税申告書

4 徴収

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 各種徴収簿

2 過誤納金の還付

3 減免、軽減申請書

4 滞納繰越明細書

5 滞納処分整理簿

6 滞納処分関係文書

7 徴収猶予申請書

8 納税誓約書

9 督促状綴

10 不納欠損処分

11 差し押え及び公売に関する文書

F 保健衛生

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 保健福祉計画

2 地域医療将来計画

3 献血に関する文書

2 環境衛生

1 庶務

1 庶務書類

2 清掃・し尿

1 環境センターに関する文書

2 し尿収集・運搬業及び浄化槽清掃許可申請書

3 墓地

1 埋火葬及び会葬に関する文書

2 埋火葬許可に関する文書

3 墓地台帳及び墓地の設置及び廃止文書

4 畜犬登録

1 犬の登録申請及び鑑札の交付に関する文書

2 犬登録台帳

5 環境改善

1 環境衛生推進モデル事業

2 景観保全に関する文書

3 沿道、及び公園美化に関する文書

6 公害

1 公害苦情処理簿

2 公害防止協定

3 公害に関する文書

4 河川の水質検査表

5 ゴルフ場関係水質検査

6 ゴルフ場使用農薬に関する文書

3 保健指導

1 庶務

1 庶務書類

2 母子保健

1 乳幼児育児相談事業に関する文書

2 乳幼児健康診査に関する文書

3 母子保健指導に関する文書

4 母子手帳交付台帳

5 母子保健推進委員会に関する文書

6 国、県補助金申請書

3 成人保健

1 健康診査関係文書

2 健康相談、健康教育に関する文書

3 機能訓練、訪問指導に関する文書

4 健康手帳交付台帳

5 国、県補助金申請書

4 栄養改善

1 栄養指導・改善に関する文書

5 精神保健

1 精神保健相談

4 予防

1 庶務

1 庶務書類

2 伝染病予防

1 予防接種に関する文書

2 防疫対策に関する文書

3 公衆衛生に関する文書

4 予防接種問診表

3 狂犬病予防

1 狂犬病予防に関する文書

G 民生

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 各種委員名簿

2 日赤募金

2 社会福祉

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 社会福祉関係団体補助

2 保護司、人権擁護委員に関する文書

3 結婚、出産、定住奨励金申請書

4 福祉関係助成金

3 民生委員

1 推薦委員会関係文書

2 民生委員・児童委員名簿

3 民生委員会会議事項等書類

3 生活保護

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 生活保護者台帳

2 申請書

3 医療券

4 老人・母子福祉

1 庶務

1 庶務書類

2 老人福祉

1 老人クラブ活動補助金

2 在宅福祉サービス関係文書

(ホームヘルプサービス、ショートステイ等)

3 敬老会に関する文書

4 町民敬老金に関する文書

5 老人居室整備資金申請書

6 各種手当(介護手当等)申請書

7 入所判定委員会に関する書類

8 施設入所措置申請書

9 施設入所措置決定書

10 国、県補助金申請書

3 母子福祉

1 母子福祉に関する文書

5 身体障害者福祉

1 庶務

1 庶務書類

2 障害者(児)福祉

1 身体障害者手帳(療育手帳)の交付書類

2 補装具の交付、更生医療

3 各種手当(介護手当、障害者手当)申請書

4 身体障害者福祉事業関係(慰安旅行等)

5 更生援護施設入所に関する文書

6 障害者福祉計画書

7 心身障害者福祉年金に関する文書

8 国、県補助金申請書

6 児童福祉

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 児童育成計画書(エンゼルプラン)

3 保育

1 入園措置申請、決定

2 保育措置台帳

3 保育料徴収台帳

4 国、県補助金申請書

5 指導監査に関する文書

4 児童手当

1 児童手当の認定、支給

2 現況届

3 児童扶養手当、特別扶養手当の支給

4 受給者台帳

7 福祉医療

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 福祉医療受給者の更新事務

2 福祉医療指導監査に関する文書

3 県補助金申請書

4 診療報酬明細書

3 老人医療

1 給付台帳

2 受給者台帳(受給者証交付台帳)

3 資格喪失関係(受給者異動)

4 医療費支給申請書

4 重度身体障害者医療

1 給付台帳

2 受給者台帳(受給者証交付台帳)

3 資格喪失関係(受給者異動)

4 医療費支給申請書

5 乳幼児医療

1 給付台帳

2 受給者台帳(受給者証交付台帳)

3 資格喪失関係(受給者異動)

4 医療費支給申請書

6 母子家庭等医療

1 給付台帳

2 受給者台帳(受給者証交付台帳)

3 資格喪失関係(受給者異動)

4 医療費支給申請書

7 入院生活福祉給付金

1 支給台帳

2 福祉給付金支給申請書

8 援護

1 庶務

1 庶務書類

2 遺族援護

1 戦没者遺族名簿

2 平和の集い

3 弔慰金関係

3 恩給

1 軍人恩給(履歴申立書)に関する文書

9 国民健康保険

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 予算、決算

2 国保運営協議会に関する文書

3 被保険者異動に関する文書

4 保険証発行台帳

5 指導監査に関する文書

6 国民健康保険事業月報及び年報

7 標準負担額軽減認定申請書

3 保険給付

1 給付台帳

2 被保険者台帳

3 診療報酬支払明細書

4 療養費支給申請書

5 高額療養費支給申請書

6 資格得喪関係

7 第三者行為による届出書

4 国、県支出金

1 国、県補助金申請書

2 国、県補助金精算(実績)書

5 任意給付

1 助産費、葬祭費支給申請書

2 出産育児一時金支給申請書

10 介護保険

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 予算、決算

2 被保険者異動

3 指導監査に関する文書

3 保険給付

1 給付台帳

2 受給者台帳

3 介護サービス報酬支払明細書

4 高額介護サービス費支給申請書

5 資格得喪関係

4 国、県支出金

1 国、県補助金申請書

2 国、県補助金精算(実績)書

5 支払基金

1 支払基金交付申請書

2 支払基金精算(実績)書

11 老人保健

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 予算、決算

2 受給者異動

3 指導監査に関する文書

4 標準負担額軽減認定申請書

3 療養給付

1 給付台帳

2 受給者台帳(受給者証交付台帳)

3 診療報酬支払明細書

4 資格得喪関係

5 第三者行為による届出書

6 医療費支給申請書

4 国、県支出金

1 国、県補助金申請書

2 国、県補助金精算(実績)書

5 支払基金

1 支払基金交付申請書

2 支払基金精算(実績)書

12 国民年金

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 障害認定に関する文書

2 指導監査に関する文書

3 定例報告

3 年金

1 年金受給者台帳

2 年金請求に関する文書

3 国民年金事業に関する文書

4 被保険者台帳

5 資格得喪に関する文書

6 国庫補助金申請書

H 公安

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 人権

1 人権擁護委員会に関する文書

3 検察

1 検察審査員候補者の選出文書

2 戸籍住民登録・印鑑

1 庶務

1 庶務書類

2 戸籍

1 戸籍見出簿及び除籍見出簿

2 戸籍簿及び除籍簿

3 戸籍受付票

4 戸籍関係訓令、通達文書

5 戸籍関係証明書交付に関する文書

6 改製原戸籍

3 住民登録

1 住民異動届

2 基本台帳関係通達文書

3 住民関係証明交付に関する文書

4 住民票除籍簿

5 住民ネットワークに関する文書

4 印鑑

1 印鑑簿

2 除印簿

3 印鑑関係届書及び証明交付

3 防災

1 庶務

1 庶務書類

2 消防一般

1 消防団員名簿

2 消防訓練(演習)に関する文書

3 出動手当に関する文書

4 広域消防に関する文書

5 退職報償金に関する文書

6 公務災害補償(消防関係)

7 団員表彰

8 賞じゅつに関する文書

9 消防相互応援協定書

3 消防施設

1 消防施設台帳

2 防火水槽台帳

3 消火栓台帳

4 国県補助金申請書

4 予防消防

1 火災、災害記録

2 地域防災(水防)計画

3 消防操法大会

4 火災予防運動

5 消防施設運営合理化審議会に関する文書

6 年末特別警戒に関する文書

5 水害

1 水防対策に関する文書

2 水害状況報告

6 災害

1 災害対策本部に関する文書

2 災害状況報告

4 交通対策

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 交通安全協会に関する文書

2 交通安全計画書

3 普及啓発

1 交通安全運動、教室に関する文書

4 安全対策

1 交通安全対策に関する文書

2 交通安全施設台帳

3 交通安全施設の設置

4 街路灯管理台帳

5 交通災害共済

1 交通傷害保険の加入、請求、支払

I 農業

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 地域農政に関する文書

2 中山間地域直接支払交付金

3 営農形態調査

2 農政

1 有害鳥獣

1 有害鳥獣駆除に関する文書

2 狩猟等に関する文書

3 有害鳥獣防除柵設置事業に関する文書

2 米生産調整

1 米生産調整(転作計画書)

2 転作奨励金交付台帳

3 農業振興地域

1 農業振興地域整備計画書

2 農業振興地域変更に関する文書

4 経営構造対策

1 全体計画書

2 年度別計画書

5 各種補助金

1 農業関係国・県補助金申請書

3 農業委員会

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 農業委員会議案、議事録

2 農業委員会補助金申請書

3 小作料

4 農用地利用増進計画

5 農家台帳

3 農地法許可

1 農地法申請書

2 農地法許可文書

3 農地法関係証明(非農地証明)交付文書

4 農業者年金

1 農業者年金加入申請

2 農業者年金関係文書

4 防除

1 庶務

1 庶務書類

2 防除

1 防除協議会に関する文書

5 改良普及

1 庶務

1 庶務書類

2 普及活動生活研究

1 農業改良普及関係文書

2 生活研究グループに関する文書

6 畜産

1 庶務

1 庶務書類

2 畜産

1 畜産会、養鶏組合補助金に関する文書

7 資金

1 庶務

1 庶務書類

2 各種資金

1 農業近代化資金利子補給

2 農業改良資金

8 中山間整備

1 庶務

1 庶務書類

2 中山間整備

1 中山間総合整備事業計画書

2 中山間総合整備事業に関する文書

9 山村振興

1 庶務

1 庶務書類

2 山村振興

1 全体計画書

2 年度別計画書

3 山村振興事業に関する文書

J 農地

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 換地事務に関する文書

2 遊休地・荒廃地対策関係文書

2 土地改良

1 庶務

1 庶務書類

2 土地改良

1 土地改良事業に関する文書

3 農道整備

1 農道台帳

2 農道整備事業に関する文書

4 頭首工整備

1 井堰台帳

2 頭首工整備事業に関する文書

5 ため池整備

1 ため池台帳

2 ため池整備事業に関する文書

6 用排水路整備

1 用排水路台帳

2 用排水路整備事業に関する文書

7 集落道整備

1 集落道台帳

2 集落道整備事業に関する文書

8 農村公園

1 農村公園台帳

2 農村公園整備事業に関する文書

3 災害復旧

1 庶務

1 庶務書類

2 調査

1 農業土木災害復旧調査

3 復旧工事

1 農業土木災害復旧工事関係資料

K 林業

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 森林組合に関する文書

2 森林簿

3 森林管理巡視員に関する文書

4 小規模山林開発に関する文書

5 森林整備計画書

2 造林

1 庶務

1 庶務書類

2 緑化

1 緑化推進委員会

2 緑のふるさと協力隊、緑の少年団

3 火入れに関する文書

4 伐採届

5 里山林に関する文書

6 森林ボランティア

7 植林、下刈、間伐、枝打

8 各種補助事業に関する文書

9 森林整備計画

10 分収育林事業に関する文書

11 分収育林事業契約に関する文書

12 森林施業計画認定に関する文書

3 治山

1 庶務

1 庶務書類

2 保安林

1 保安林台帳

2 保安林指定解除

3 治山

1 治山工事に関する文書

2 山地災害に関する文書

3 急傾斜地崩壊危険箇所

4 林道

1 庶務

1 庶務書類

2 林道

1 林道台帳

2 林道の新設、整備

3 基幹林道用地買収に関する文書

4 基幹林道用地登記に関する文書

L 商工

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 商工業

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 商工振興に関する文書

2 商工業振興対策審議会

3 計量器検査

4 特産品に関する文書

3 工業

1 農村地域工業導入地区に関する文書

2 工業再配置に関する文書

3 産業立地に関する文書

4 地場産業・伝統産業に関する文書

4 商業

1 商業振興に関する文書

2 商工会運営指導及び検査に関する文書

5 消費生活

1 消費者協会に関する文書

2 消費生活相談

3 消費生活モニター

6 各種補助金

1 関係団体補助金に関する文書

2 各種事業資金

3 金融安定化資金

3 労働

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 技能功労者表彰

2 緊急雇用就業機会創出事業

3 各種補助金

1 雇用奨励・技能取得各種助成制度

2 労働資金

4 観光

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 観光協会に関する文書

2 温泉に関する文書

3 道の駅に関する文書

3 公園

1 全町公園化に関する文書

2 花づくり推進(コンクール等)に関する文書

4 観光宣伝

1 観光パンフレット・マップ

2 観光施設整備書類

3 イベント・各種まつりに関する文書

4 体験農園

5 観光PRに関する文書

M 建設

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 管内地図

2 建設関係陳情書

3 地域建設関係要望書

4 各期成同盟会に関する文書

5 各種協議会に関する文書

2 管理

1 庶務

1 庶務書類

2 土木用地

1 用地補償契約

2 廃道敷払下

3 法定外公共用財産

4 区域及び境界

3 道路・橋梁

1 庶務

1 庶務書類

2 管理

1 道路及び橋梁台帳

2 道路認定廃止

3 道路占用許可

4 工作物設置許可

5 道路用地等登記に関する書類

6 道路掘削許可

7 道路計画書

8 道路標識

3 維持補修

1 設計書等工事関係書類

2 地域建設等関係要望書

3 道路橋梁新設改良事業調査資料

4 道路橋梁維持補修事業調査資料

4 補助事業

1 国、県補助金申請書

4 河川

1 庶務

1 庶務書類

2 管理

1 一般河川、治水計画

2 河川、堤防占用許可

3 公有水面使用許可

4 工作物設置許可

5 河川掘削、水引許可

6 砂利採取許可

3 河川改修

1 地域河川等関係要望書

2 河川等改良事業調査資料

5 災害復旧

1 庶務

1 庶務書類

2 調査

1 公共災害復旧調査

3 復旧工事

1 公共災害復旧工事関係資料

6 建築

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 建築基準法に関する文書

3 建築確認

1 建築確認申請等

7 住宅

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 公営住宅法に関する文書

2 入居者選定委員会

3 定住化対策基本計画

3 管理

1 住宅家賃徴収簿

2 入居、退去に関する文書

3 維持補修

4 町営住宅財産管理台帳

4 建築

1 町営住宅建築関係書類

8 宅地造成

1 庶務

1 庶務書類

2 造成

1 宅地造成関係書類

2 宅地分譲に関する文書

N 上下水道

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 上下水道事業認可申請書

2 水道事業給水区域図

3 上下水道工事設計書

4 上下水道工事請負契約書

5 水道工事負担金に関する文書

6 上下水道事業に伴う用地・補償契約書

7 下水道供用開始告示

8 上下水道事業に関する文書

9 各種覚書・確約書

10 下水道新規加入申請書

11 水道加入、廃止等申請書

12 水道事業給水工事公認事業者申請書

13 指定給水装置工事事業者申請書

14 排水設備指定工場(店)申請書

15 排水設備工事(申請・完了・使用届等)関係

16 給水装置工事申請書

17 合併浄化槽設置届

18 合併浄化槽工事に関する文書

19 合併浄化槽補助金

20 合併浄化槽法定検査結果書類

21 生活排水宅内改造資金利子補給

2 維持管理

1 庶務

1 庶務書類

2 管理

1 上下水道施設台帳

2 上下水道施設維持管理委託契約書

3 上下水道施設点検、管理記録簿

4 各上下水道管理組合決算書

5 上下水道使用人数届出書

6 上下水道料金口座振替納付申込書

7 下水道料金振替委託契約書

3 出納

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 上下水道料金徴収台帳

2 上下水道料金減免申請

3 上下水道予算、決算

3 国、県支出金

1 国県補助金申請書

O 教育・文

1 庶務

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 学校施設台帳

2 各種教育機関との連絡文書

3 P.T.Aに関する文書

3 教育委員会

1 教育委員名簿

2 教育委員会議録

3 条例、規則に関する文書

4 営繕

1 学校施設工事関係書類

2 施設管理保全に関する文書

3 コンピュータ導入関係書類

2 学事

1 庶務

1 庶務書類

2 就学奨励

1 就学、入学通知

2 入学者名簿

3 就学援助金、奨学金に関する書類

4 要保護・準要保護児童生徒援助費書類

3 人事

1 教職員の人事記録

2 教職員の服務及び福利厚生書類

3 教職員の研修に関する文書

4 教職員の分限、任免、懲戒の内申文書

3 学校教育

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 学校編成に関する文書

2 教科書無償提供に関する文書

3 校長会、教頭会に関する文書

4 学齢簿

5 遠隔地生徒通学補助金に関する文書

3 教育課程

1 教育課程、教育指導、相談に関する文書

2 外国青年招致運営事業に関する文書

4 指導

1 生徒指導

2 防犯、補導等事故防止

3 適正就学指導委員会に関する文書

4 学校保健

1 庶務

1 庶務書類

2 健康管理

1 教職員、児童、生徒の健康診断、予防接種

2 学校保健、学校安全に関する文書

3 学校医に関する文書

3 給食

1 給食センターの管理、運営に関する文書

2 学校給食運営委員会

5 社会教育

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 学校施設開放に関する文書

3 社会教育委員会

1 社会教育委員会に関する文書

4 成人教育

1 生涯学習の推進事業に関する文書

2 各種事業(イベント等)に関する文書

5 青少年教育

1 青少年教育の推進に関する文書

2 各種事業(イベント等)に関する文書

6 公民館活動

1 公民館運営審議会に関する文書

2 中央公民館使用申請・許可書

3 中央公民館維持・管理に関する文書

4 地区公民館長会に関する文書

5 各種講座の開催等公民館事業に関する文書

6 各種事業(イベント等)に関する文書

7 人権啓発

1 人権啓発の推進事業に関する文書

2 各種事業(イベント等)に関する文書

8 社会教育団体

1 各種団体等に関する文書

6 社会体育

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 体育施設の使用許可書

2 体育施設の維持・管理に関する文書

3 体育指導委員

1 体育指導委員会に関する文書

2 体育指導委員会の活動に関する文書

4 行事

1 各種事業(イベント等)に関する文書

5 体育団体

1 各種団体等に関する文書

7 文化

1 庶務

1 庶務書類

2 一般

1 芸術文化の推進事業に関する文書

2 各種事業(イベント等)に関する文書

3 芸術文化団体

1 各種団体に関する文書

4 図書館

1 図書の購入・貸出

2 図書の管理台帳

5 文化財

1 文化財保護審査会に関する文書

2 文化財一般に関する文書

3 文化財の保護・管理に関する文書

4 文化財の指定・解除に関する文書

5 文化財の調査書類

別表第2(第36条関係)

保存年限基準表

保存年限

文書の種類

例示

永年

1 行政区域に関する文書

町の区域、合併、分離、統合その他町の存立の基本に関する文書

2 行政事務の重要施策に関する文書

主要な施設の設置、路線の認定その他制度的変更を伴う重要施策に関する文書

事務事業の指針又は将来の例証となる文書

新たに起こった主要な事務事業に関する文書

当年度の事務の概要に関する文書

3 例規、令達等に関する文書

条例、規則等の制定・改廃原議書

告示原本

訓令

4 町議会の議案及び議事に関する文書

会議録、会議結果報告書

5 採用、退職、分限処分、懲戒処分、年金等の裁定、職員団体との交渉等人事管理の基本に関する文書

職員名簿、採用試験に関する文書、任用履歴書、昇任及び昇格に関する文書、配置換えに関する文書

分限懲戒に関する文書

職員団体との交渉に関する文書

6 行政事務執行上必要な統計資料に関する文書

町勢要覧、各種統計書、人口動態調査結果書、国勢調査結果書

7 町長の事務の引継ぎに関する文書

法令に基づく事務引継書

8 叙位、叙勲、表彰、褒賞等の事案に係る文書で、将来の例証となるもの

 

9 審査請求、訴訟等に関する事案に係る文書で、将来の例証となるもの

審査請求、訴訟等に関する文書

賠償に関する文書

10 町及び関係法人又は私人の権利義務に直接関係する文書

財産に関する権利の得失及び貸借に関する文書

土地、建物等の取得、処分、交換、貸借等に関する文書で、権利義務に直接関係するもの

11 予算、決算等の財務に関する重要文書

予算書及び予算説明書の原本、決算書及び決算説明書の原本

起債償還台帳、長期債の借入償還に関する文書

12 その他長期の保存を必要とする文書

法令等の規定により11年以上保存を要するものは、その期限まで

10年

1 行政事務の施策に関する文書

内容の効力(任期、適用期間等)上、10年保存の必要なもの及び所管課で主要な業績と判断するもの

附属機関委員の任免に関する文書

国又は県に対する陳情又は請願に関する文書で重要なもの

補助金・負担金に関する文書で重要なもの

施設の管理運営の基本となる文書

2 人事、給与等に関する文書

非常勤職員・嘱託員の採用その他の人事に関する文書

3 行政執行上参考となる統計資料に関する文書

行政執行上集計した統計類又は実績を評価した報告書等

4 前3号に掲げるもののほか、10年保存を必要とする文書

町に対する陳情及び請願に関する文書で重要なもの

5年

1 一般行政事務の施策に関する文書

内容の効力(任期、適用期間等)上、5年保存の必要なもの

国又は県に対する陳情又は請願に関する文書

補助金・負担金に関する文書

委託契約・工事請負契約書

2 予算、決算等の財務に関する基本となる文書

収入執行伺、経費執行伺の原本

3 金銭の出納に関する証拠書類

調定兼収入通知表、領収済通知書、領収書原符、領収証書、支出命令書

4 町税等各種公課に関する文書

 

5 町議会の議案及び議事に関する文書

議案原議、議決送付書、町議会提出資料

6 前各号に掲げるもののほか、5年保存を必要とする文書

町に対する陳情、請願及び要望に関する文書

3年

1 予算、決算等の財務に関する一般文書

予算差引票、予算流用・予備費充用兼予算配当票、予算配当書

2 会計経理に関する一般文書

領収書綴受払簿、歳入歳出外現金整理簿、資金前渡整理簿、歳入簿、歳出簿

3 人事及び給与に関する文書

時間外勤務命令簿

4 一般往復文書で将来の例証となるもの

 

1年

1 軽易な一般往復文書

共通的又は一時的な事務事業に係るもので各課に通知され、又は送付された一般往復文書

所管課から送付された本書の控え、写し等

照会に対する回答、内申等の補助的文書、供覧文書

2 文書の受付及び発送に関する文書

文書発送簿、文書受付簿、郵便切手受払簿

3 前2号に掲げるもののほか、1年保存を必要とする文書

予算見積書等編成資料

保存不要の文書

供覧等の事務処理後目的を達成したときは、直ちに廃棄する文書

図書、物品等のあっせんに係る文書

催物、行事、会議等を不特定多数に周知させるものに係る文書

あいさつ状、案内状等供覧することにより、目的が達成される文書

その他軽易な文書で上記に準ずるもの

注 この基準の対象となる文書は、原本・原議であり、コピーその他の複製文書は、原則として含まない。

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南部町文書取扱規程

平成15年3月1日 訓令第4号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成15年3月1日 訓令第4号
平成19年3月23日 訓令第1号
平成24年7月2日 訓令第4号
平成26年3月28日 訓令第45号
平成28年3月24日 訓令第6号